ניהול אתרים לעמותות – שומרים את המידע מעודכן ונגיש לציבור

אני חי זריהן, וכשאני עובד על אתר של עמותה או ארגון, אני מתייחס לכך שהאתר משמש כמה קהלים במקביל.

יש אנשים שרוצים להבין מה העמותה עושה. אחרים מחפשים דרך לקבל סיוע, להירשם לפעילות, להתנדב או לתרום. לעיתים האתר משמש גם מקום לפרסום דוחות, מסמכים ועדכונים לציבור.

לכן חשוב שהמידע יהיה מסודר, שהפעולות המרכזיות יהיו ברורות ושאפשר יהיה לעדכן את התוכן לאורך זמן.

למה עמותה צריכה ניהול אתר שוטף?

האתר של העמותה אינו רק כרטיס ביקור.

הוא יכול לשמש להעברת מידע, להצגת הפעילות וליצירת קשר עם תורמים, מתנדבים, משתתפים ושותפים.

כאשר המידע אינו מעודכן, המבקרים עלולים להתקשות להבין אילו פעילויות מתקיימות, כיצד אפשר להשתתף ולמי פונים.

למשל, עמוד שמציג אירוע שכבר הסתיים בלי לציין את תאריך האירוע עשוי ליצור בלבול.

כך גם טופס הרשמה שכבר אינו פעיל או קישור לתרומה שאינו מוביל לתהליך תקין.

ניהול שוטף נועד לעזור לארגון לשמור על מידע אמין ולבצע שינויים בהתאם לפעילות שלו.

אילו משימות אפשר לכלול בניהול אתר עמותה?

היקף השירות נקבע לפי מבנה האתר וכמות העדכונים הנדרשת.

לא כל משימה נכללת בכל חבילה, ולכן אני מגדיר מראש את תחומי האחריות ואת כמות העבודה הצפויה.

עדכון פעילויות ופרויקטים של העמותה

עמותות רבות מנהלות כמה תוכניות או פעילויות במקביל.

אפשר לבנות באתר מבנה שמאפשר להציג כל פעילות בצורה ברורה.

עמודי פעילות

כל פעילות יכולה לכלול שם, תיאור, קהל יעד, מיקום, מועדים ודרכי פנייה.

כאשר הפעילות משתנה, חשוב לעדכן את המידע במועד.

פרויקטים ותוכניות

בארגון שמפעיל כמה פרויקטים, אפשר להציג רשימת פרויקטים עם עמוד ייעודי לכל אחד.

כך המבקרים יכולים להבין במה העמותה עוסקת ומהן האפשרויות להשתתף או לקבל מידע נוסף.

עדכונים מהשטח

אפשר לפרסם דיווחים על פעילויות שהתקיימו, תמונות מאושרות והישגים שניתן לאמת.

חשוב שהתוכן יהיה ברור, מכבד ותואם להרשאות הפרסום שניתנו.

ארכיון פעילויות

פעילויות שהסתיימו לא תמיד צריכות להימחק.

אפשר להעביר אותן לארכיון או לציין שהן הסתיימו, בהתאם לערך המידע לציבור ולמבנה האתר.

ניהול עמודי תרומות

בחלק מהעמותות האתר מאפשר למבקרים לתרום באופן מקוון.

עמוד תרומה צריך להציג את מטרת התרומה, את האפשרויות הזמינות ואת הדרך שבה הפעולה מתבצעת.

עדכון קמפיינים לגיוס תרומות

אם העמותה מפעילה קמפיין למטרה מסוימת, אפשר לעדכן את התוכן, התמונות והסכומים שמוצגים בעמוד, בהתאם לנתונים שהארגון מספק.

כאשר מציגים יעד גיוס או סכום שכבר גויס, חשוב שהנתונים יהיו אמיתיים ומעודכנים.

בדיקת כפתורי תרומה

אני בודק שהקישורים מובילים לעמוד המתאים ושהמבקר יכול להבין כיצד ממשיכים.

אם התהליך מתבצע במערכת תרומות חיצונית, צריך לבדוק את נקודת המעבר ואת אחריות ספק השירות.

תרומות חד-פעמיות וקבועות

יש ארגונים שמבקשים להציע גם תרומה חד-פעמית וגם תרומה חוזרת.

האפשרויות תלויות במערכת התרומות ובשירות הסליקה שבהם הארגון משתמש.

אישורי תרומה וקבלות

אם העמותה צריכה להפיק מסמכים בעקבות תרומה, יש לבדוק את מערכת הקבלות ואת התהליך הקיים.

הפקת קבלה, הכרה לצורכי מס או אישור לפי סעיף 46 אינם נקבעים על ידי עיצוב האתר.

צריך להציג באתר רק מידע שהעמותה מאשרת ושמתאים למעמדה ולהסדרים הרלוונטיים.

ניהול טפסי התנדבות והרשמה

עמותות וארגונים משתמשים בטפסים לצרכים שונים.

אלה יכולים להיות טפסי התנדבות, הרשמה לאירוע, בקשת סיוע, יצירת קשר או הצטרפות לרשימת עדכונים.

טופס התנדבות

טופס יכול לאסוף את הפרטים הדרושים לצורך תיאום עם מתנדב פוטנציאלי.

כדאי להימנע מאיסוף מידע שאינו נחוץ לצורך הפנייה.

הרשמה לאירועים

אפשר לבחון טופס הרשמה עם בחירת מועד או פעילות, בהתאם למבנה האתר.

אם מספר המקומות מוגבל, צריך לאפיין כיצד מתבצע מעקב אחר ההרשמות.

פניות לקבלת סיוע

בחלק מהעמותות המידע שנמסר בטופס עשוי להיות אישי או רגיש.

במקרים כאלה חשוב במיוחד להגדיר איזה מידע באמת דרוש, מי רשאי לצפות בו ואיך הוא מועבר ונשמר.

בדיקת תקינות

לאחר שינוי בטופס צריך לבצע בדיקות שליחה וקבלה.

חשוב לוודא שהפנייה מגיעה לגורם המטפל ושהמשתמש מקבל הודעה ברורה על הצלחת השליחה או על תקלה.

ניהול אירועים ופעילויות קהילתיות

כאשר עמותה מפעילה הרצאות, מפגשים, חלוקות ציוד או פעילויות קהילתיות, האתר יכול לשמש מרכז מידע.

פרסום אירוע חדש

אפשר להציג תאריך, שעה, מקום, תיאור הפעילות וקישור להרשמה.

שינויים בלוח הזמנים

כאשר אירוע נדחה או מתבטל, חשוב לעדכן את העמוד הקיים ולא להשאיר מידע ישן שמטעה את המשתמשים.

פעילויות חוזרות

אם אותו סוג פעילות מתקיים כמה פעמים, אפשר לתכנן מבנה שמאפשר להוסיף מועדים בלי לבנות עמוד חדש מאפס בכל פעם.

פעילויות שהסתיימו

אפשר להעביר אירועים קודמים לארכיון או להציג אותם כחלק מתיעוד הפעילות, בהתאם לצורך.

ניהול מסמכים ודוחות לציבור

חלק מהעמותות מפרסמות באתר דוחות, מסמכי פעילות, מידע על בעלי תפקידים או מסמכים אחרים.

כאשר מעדכנים את האזור הזה חשוב לשמור על מבנה מסודר.

חלוקה לפי שנים ונושאים

אפשר ליצור עמוד המרכז מסמכים לפי שנים או לפי סוג המסמך.

כך גולשים יכולים למצוא מידע גם לאחר שפורסם לפני זמן רב.

שמות קבצים ברורים

מומלץ להשתמש בשמות שמתארים את המסמך ואת התקופה שאליה הוא שייך.

מסמכים מעודכנים

כאשר מתפרסמת גרסה חדשה, חשוב להחליט אם יש לשמור גם את הקודמת ולהציג את תאריך העדכון.

נגישות מסמכים

קובצי PDF ומסמכים אחרים שמפורסמים באתר עשויים לדרוש התאמות נגישות, בהתאם לתוכן ולדרישות הרלוונטיות.

העלאת מסמך לאתר אינה מבטיחה שהוא נגיש לקוראי מסך או לשיטות שימוש אחרות.

למידע על הנגשת אתרים

נגישות באתרי עמותות

אתרי עמותות פונים לעיתים לקהלים מגוונים, ולכן כדאי להתייחס לנגישות כחלק מהתכנון והתחזוקה.

אני בודק, לפי היקף השירות, רכיבים כמו ניווט מקלדת, קריאות טקסט, תוויות בטפסים ושמות נגישים לכפתורים.

טפסים ושירותים מקוונים

אם האתר מאפשר הרשמה, תרומה או בקשת שירות, חשוב שהפעולות המרכזיות יהיו נוחות גם למשתמשים עם מוגבלויות.

הצהרת נגישות

כאשר נדרשת הצהרת נגישות, אפשר לסייע בהקמת העמוד ובהזנת מידע שנבדק ואושר.

יש להציג את ההתאמות שבוצעו בפועל ואת דרכי הפנייה בנושאי נגישות.

אחריות על התאמות נוספות

בדיקות נגישות מקצועיות או עבודות רחבות שאינן חלק מהחבילה יתומחרו ויוגדרו בנפרד.

לא ניתן לקבוע שעמותה עומדת בדרישות הדין רק משום שהותקן באתר תוסף נגישות.

עדכון תכנים ותמונות בצורה מכבדת

באתרי עמותות, תמונות וסיפורים עשויים להציג משתתפים בפעילות, מתנדבים או מקבלי שירות.

חשוב להשתמש בחומרים בצורה מכבדת ולוודא שקיימת הרשאה לפרסם אותם.

תמונות מאירועים

כאשר מפרסמים תמונות, צריך לבדוק את איכותן, את התאמתן לעמוד ואת האישורים הדרושים.

סיפורי פעילות

אפשר להציג סיפורים שעוזרים לציבור להבין את פעילות העמותה, אבל אין להמציא פרטים או לשנות את משמעות הדברים שנמסרו.

מידע על מקבלי שירות

כאשר התוכן כולל פרטים של אנשים שמקבלים סיוע, יש להתייחס לצורך בפרטיות ולהימנע מחשיפה מיותרת.

נתונים ומספרים

אם הארגון מציג מספר משתתפים, היקף פעילות או סכומי תרומות, הנתונים צריכים להגיע ממקור מאושר ובעל תקופת מדידה מוגדרת.

הרשאות ואחריות בין אנשי העמותה

בעמותות וארגונים עשויים להיות בעלי תפקידים שונים שמטפלים בתוכן ובמידע.

לדוגמה, עובד אחד מנהל אירועים, אחר אחראי על התרומות ואדם נוסף מטפל בתוכן הציבורי.

אני בוחן איך נכון לחלק הרשאות במערכת.

הרשאות לפי תפקיד

לא כל עובד צריך הרשאת מנהל מלאה.

אפשר להגדיר גישה שמתאימה לפעולות שהמשתמש צריך לבצע.

העברת תפקידים

כאשר עובד מסיים תפקיד או מתחלף, חשוב לוודא שההרשאות שלו מעודכנות.

משתמשים אישיים

מומלץ להשתמש בחשבונות נפרדים ולא להעביר סיסמת מנהל משותפת בין כמה אנשים.

תהליך אישור תוכן

בחלק מהארגונים כדאי להגדיר שתוכן חדש ייבדק לפני הפרסום, למשל על ידי מנהל התקשורת או איש מקצוע מורשה.

כך אפשר לצמצם פרסום של מידע לא מאושר.

ניהול אתר עמותה לעומת תחזוקה טכנית

ניהול תוכן ותחזוקה טכנית הם שירותים משלימים.

אפשר לשלב ניהול תוכן ותחזוקה טכנית למסלול אחד, בהתאם לצרכים ולתקציב העמותה.

למידע על תחזוקת אתרי וורדפרס

איך אני מנהל אתר עמותה בפועל?

שלב 1: היכרות עם הארגון

אני לומד על תחומי הפעילות, הקהלים שמשתמשים באתר ואנשי הקשר שאחראים על המידע.

שלב 2: בדיקת האתר

אני בוחן את מבנה העמודים, טפסי הפנייה, אזורי התרומה ומערכת הניהול.

שלב 3: הגדרת משימות חוזרות

מחליטים אילו עדכונים מתבצעים בקביעות, אילו פעולות נדרשות במועדים מסוימים ומי מאשר את הפרסום.

שלב 4: קביעת ערוץ עבודה

אפשר להגדיר דרך מסודרת להעברת בקשות עם חומרים, תאריכים והנחיות לפרסום.

שלב 5: ביצוע ובדיקות

אני מבצע את העדכונים שסוכמו ובודק שהתוכן והקישורים מוצגים כראוי.

שלב 6: מעקב וסיכום

בהתאם למסלול אפשר לסכם פעולות שבוצעו, משימות פתוחות והמלצות להמשך.

מסלולי ניהול לפי הצרכים של העמותה

לא כל עמותה צריכה אותו היקף שירות.

ארגון קטן שמעדכן את האתר פעם בחודש עשוי להסתפק במסלול מצומצם.

לעומת זאת, ארגון שמפעיל כמה תוכניות, מפרסם אירועים ומשנה טפסים באופן תדיר עשוי להזדקק למסלול רחב יותר.

המסלול המתאים ייקבע לפי כמות המשימות, מורכבות האתר והאחריות הנדרשת.

כמה עולה ניהול אתר לעמותה?

המחיר תלוי בהיקף הפעילות ובסוג השירותים.

המחיר, המע"מ, היקף המשימות החודשי, זמני התגובה ותנאי התשלום וההתחייבות מפורטים בהצעת המחיר הכתובה שמותאמת לכל ארגון.

שאלות נפוצות