ניהול אתרים לעסקים – בלי להזניח את האתר אחרי ההשקה

אתר עסקי אינו מוצר שמסיימים לבנות ושוכחים ממנו. העסק משתנה, מוצרים מתעדכנים, שירותים מתחלפים ולפעמים צריך לשנות אזור באתר בהתראה קצרה. בלי מישהו שמרכז את העבודה, גם בקשות קטנות עלולות להצטבר במשך שבועות.

מה כולל ניהול אתר בפועל?

ניהול אתר הוא שילוב של עבודה שוטפת, תיאום משימות והיכרות עם המערכת שבה האתר פועל. היקף השירות תלוי בהסכם, אבל אפשר לחלק את העבודה לכמה תחומים מרכזיים.

עדכון תוכן ועמודים

שינוי שעות פעילות, הוספת שירות, עדכון תמונות, החלפת באנר או עריכת טקסט בעמוד קיים הם חלק מהעבודה השגרתית באתר.

לפני ביצוע שינוי, אני בודק היכן התוכן מופיע והאם הוא משפיע גם על מקומות אחרים. לדוגמה, שינוי בשם שירות עשוי להצריך עדכון בעמוד השירות, בתפריט, בכפתורי ההפניה ולעיתים גם בקישורים פנימיים.

המטרה היא לא לבצע שינוי נקודתי שייצור חוסר התאמה במקום אחר.

הקמת עמודים חדשים

כשעסק מוסיף שירות או יוצא במהלך שיווקי, לפעמים צריך ליצור עמוד חדש. עבודה כזאת יכולה לכלול בניית העמוד במערכת הקיימת, שילוב תוכן ותמונות, התאמה למובייל והוספת טופס.

אני מבחין בין עדכון עמוד קיים לבין הקמת עמוד בעל מבנה חדש. אלה משימות בהיקפים שונים, ולכן כדאי להגדיר מראש אילו מהן כלולות בחבילת הניהול.

טיפול בתקלות ושינויים

כפתור שאינו פועל, תמונה שלא נטענת, בעיית תצוגה בטלפון או טופס שאינו שולח הודעות יכולים לפגוע בשימוש באתר.

במקרה כזה אני מתחיל משחזור התקלה: באיזה עמוד היא מתרחשת, באילו תנאים ומה השתנה לפני הופעתה.

לא כל תקלה דורשת התקנה של תוסף נוסף. לפעמים המקור הוא הגדרה שגויה, התנגשות בין רכיבים, שינוי בעיצוב או בעיה בחיבור לשירות חיצוני.

תקלות שמחייבות טיפול חירום יכולות להיכנס למסלול נפרד בהתאם לדחיפות ולהיקף העבודה.

תיאום משימות ומעקב אחר שינויים

כשכמה אנשים מעבירים בקשות לאתר, קל לאבד סדר. אדם אחד מבקש לשנות מחיר, אחר מבקש להעלות עמוד ושלישי מעביר גרסה חדשה לבאנר.

אני מעדיף לקבל בקשות עם הקשר ברור: כתובת העמוד, השינוי המבוקש והקבצים הרלוונטיים. אם יש כמה משימות, חשוב לדעת מה קודם למה.

כך אפשר לצמצם תיקונים חוזרים ולמנוע מצב שבו שינוי חדש מבטל עבודה שאושרה קודם.

מה ההבדל בין ניהול אתר לתחזוקת אתר?

שני השירותים קשורים זה לזה, אבל הם אינם זהים.

לדוגמה, אם צריך לעדכן עשרה מוצרים בחנות – זאת משימת ניהול. אם עדכון תוסף גרם להתנגשות שפוגעת בהצגת המוצרים – זאת כבר משימה טכנית.

אפשר לשלב את השירותים בחבילה אחת, אבל חשוב להגדיר מה כלול בה כדי שלא יהיו פערי ציפיות.

למידע על עדכוני מערכת, גיבויים ובדיקות תקינות, אפשר לקרוא על תחזוקת אתרי וורדפרס.

איך אני מתחיל לנהל אתר קיים?

לפני קבלת אחריות על אתר, צריך להכיר את התשתית ולאסוף מידע בסיסי.

1. בדיקת המערכת הקיימת

אני בודק באיזו מערכת האתר פועל, באיזה כלי עריכה נבנו העמודים, אילו תוספים מרכזיים מותקנים והאם יש פונקציות מיוחדות שדורשות זהירות.

בחנות אינטרנטית חשוב לבדוק גם את אזורי ניהול ההזמנות, המשלוחים ואמצעי התשלום.

2. הגדרת גבולות השירות

בשלב הזה מגדירים מה אתם רוצים להעביר לניהול חיצוני. האם מדובר בכמה שינויי תוכן בחודש? ניהול כמעט יומיומי? טיפול בבאגים? העלאת מוצרים? אחריות על כל הפעילות באתר?

ככל שההגדרה מדויקת יותר, קל יותר לבחור מסלול שמתאים להיקף העבודה.

3. הסדרת גישות והרשאות

לצורך ניהול האתר עשויה להידרש גישת ניהול למערכת, ולעיתים גם גישה לאחסון או לשירותים חיצוניים.

אני ממליץ להשתמש בהרשאות שמתאימות לתפקיד, במקום לשתף סיסמאות ראשיות ללא צורך. אם נדרשת גישה למערכת רגישה, יש להסדיר מראש כיצד היא תינתן ומי אחראי עליה.

4. קביעת שיטת עבודה

צריך להחליט כיצד שולחים בקשות, מי מאשר שינויים ומה נחשב משימה דחופה.

ערוץ העברת הבקשות ואופן אישור השינויים מוגדרים מראש בהסכם השירות.

5. תחילת עבודה ומעקב

לאחר שהוגדרו תחומי האחריות, אפשר להתחיל בביצוע המשימות השוטפות. כאשר נדרש שינוי שעלול להשפיע על פעילות האתר, חשוב לבדוק את ההשלכות לפני שמבצעים אותו באתר הפעיל.

למי מתאים שירות ניהול אתרים?

עסק שאין לו מנהל אתר פנימי

לא בכל עסק יש הצדקה להחזיק עובד שמטפל רק באתר. אם עיקר הצורך הוא ביצוע שינויים, טיפול בבקשות ותיאום משימות, ניהול חיצוני עשוי להיות פתרון מתאים.

חברה עם צוות שיווק

גם כשיש מנהל שיווק, הוא לא בהכרח אחראי על הפיתוח והמערכת הטכנית. צוות השיווק יכול להכין תוכן, קמפיינים וחומרים, בזמן שמנהל האתר מטפל בהטמעה ובתקינות.

חנות אינטרנטית פעילה

חנות היא מערכת דינמית. מחירים, מוצרים, מבצעים, הזמנות ושירותים חיצוניים משתנים בתדירות גבוהה יותר מאשר באתר תדמית.

לחנויות ווקומרס יש גם שירות ממוקד של ניהול חנויות WooCommerce, הכולל התייחסות מיוחדת לתהליכי המסחר.

עמותות וארגונים

ארגונים שמפעילים אתר לציבור צריכים לעיתים לעדכן פעילויות, טפסים, מידע על שירותים או תכנים שוטפים. באתר כזה חשובה במיוחד הגדרת בעלי תפקידים והרשאות.

אפשר לקרוא על השירות הייעודי בעמוד ניהול אתרים לעמותות וארגונים.

איך מונעים מצב שכל שינוי באתר הופך לפרויקט?

הדרך הטובה ביותר היא להפריד בין שלושה סוגי בקשות:

1. עדכון שגרתי: החלפת טקסט, תמונה, קישור או פרט קיים.
2. שיפור קיים: שינוי מבנה, הוספת רכיב או התאמת התנהגות.
3. פיתוח חדש: פונקציונליות שלא הייתה באתר, אינטגרציה חדשה או מערכת מותאמת.

החלוקה הזאת מאפשרת להבין האם הבקשה נמצאת בתוך השירות החודשי או דורשת הצעת מחיר נפרדת.

לדוגמה, שינוי טקסט בכפתור הוא בדרך כלל פעולה פשוטה. לעומת זאת, הוספת אפשרות להצגת מחירים שונים ללקוחות עסקיים עשויה לדרוש אפיון, בדיקות ופיתוח.

הבדל כזה צריך להיות ברור עוד לפני שמתחילים לבצע את המשימה.

הסכם שירות וזמני תגובה – SLA

שירות ניהול טוב צריך לכלול ציפיות ברורות ולא רק רשימה כללית של משימות.

בהסכם השירות מומלץ להגדיר:

• ערוצי פנייה והימים שבהם השירות פעיל.
• זמני תגובה לפי סוג הבקשה.
• מה נחשב תקלה דחופה ומהו שינוי שגרתי.
• היקף השינויים הכלול בחבילה.
• אחריות על שירותי צד שלישי, אחסון ורישיונות.
• מדיניות לגבי פיתוחים נוספים, אישורים ושעות עבודה.

זמן תגובה אינו בהכרח זמן פתרון. לדוגמה, תקלה בשירות סליקה חיצוני עלולה לחייב בדיקה מול הספק גם לאחר שהטיפול כבר התחיל.

שעות הפעילות, זמני התגובה ותנאי ההתקשרות מוגדרים בהסכם השירות ומפורטים בהצעת המחיר.

לא אפרסם התחייבות לטיפול תוך מספר שעות בלי שהיא מוגדרת בפועל בהסכם.

מה משפיע על המחיר של ניהול אתר חודשי?

טווחי מחירים בשוק במדריך כמה עולה תחזוקת אתר אינטרנט ←

מחיר ניהול אתר תלוי בהיקף הבקשות, מורכבות המערכת ומידת האחריות הנדרשת.

אתר תדמית שמתעדכן פעם בכמה שבועות דורש עבודה שונה מחנות שיש בה שינויים יומיים בקטלוג ובמבצעים.

לפני הצעת מחיר אני צריך להבין כמה משימות אתם צפויים להעביר, באילו מערכות אתם עובדים והאם יש באתר פונקציות מיוחדות.

המחיר, מה כלול בכל מסלול, אופן הטיפול בחריגות והמע"מ מפורטים בהצעת המחיר הכתובה שמותאמת לכל אתר.

לעיון בחבילות השירות בפועל, היכנסו למחירון והחבילות.

שאלות נפוצות