אני חי זריהן, ובעבודה עם עסקים אני פוגש מצבים שונים: עסק שצריך להחליף באנר אחת לשבוע, חנות שמקבלת עדכוני מוצרים מדי יום וארגון שבו האתר הוא מערכת עבודה מרכזית.
ברור שלא לכולם מתאים אותו פתרון. לפעמים ספק חיצוני הוא אפשרות יעילה וגמישה, ולפעמים עובד פנימי שמכיר את הפעילות לעומק יכול לתת מענה טוב יותר.
מה ההבדל בין ניהול אתר פנימי למיקור חוץ?
ניהול פנימי פירושו שהעסק מעסיק עובד או מפנה חלק ממשרתו של עובד קיים לטיפול באתר.
ניהול במיקור חוץ פירושו שהעסק מתקשר עם ספק חיצוני לביצוע משימות מוגדרות, במסגרת חודשית או לפי פרויקט.
קיימת גם אפשרות שלישית: מודל משולב, שבו עובד פנימי מנהל את התוכן ואת סדר העדיפויות, וספק חיצוני מטפל בפיתוח ובתחזוקה הטכנית.
| נושא | עובד פנימי | ספק חיצוני |
|---|---|---|
| זמינות | בהתאם לשעות העבודה ולתפקיד | בהתאם להסכם השירות |
| היכרות עם העסק | עשויה להיות עמוקה מאוד | נבנית בתהליך העבודה |
| עלות | שכר ועלויות העסקה | תשלום לפי חבילה או משימה |
| גמישות בהיקף עבודה | תלויה בהיקף המשרה | אפשר לשנות מסלול או להזמין פרויקט |
| מומחיות טכנית | תלויה ביכולות העובד | תלויה בכישורי הספק ובהיקף השירות |
| אחריות למשימות | ניהול ישיר בתוך העסק | מחייב הגדרת תכולה ומעקב |
| המשכיות | מושפעת מהיעדרות או עזיבת עובד | תלויה בסידורי הגיבוי של הספק |
הטבלה אינה מצביעה על אפשרות מנצחת. היא נועדה להמחיש את ההבדלים שחשוב לבחון.
מתי כדאי להעסיק עובד פנימי לניהול האתר?
עובד פנימי יכול להתאים במיוחד לעסק שיש בו עבודה קבועה בהיקף משמעותי.
לדוגמה, חנות אינטרנטית שמעלה מוצרים מדי יום, משנה מחירים, מפיקה קמפיינים ומטפלת בתוכן באופן שוטף עשויה להזדקק לאדם שנמצא בתוך פעילות העסק.
היכרות עמוקה עם המוצרים
עובד שמכיר את הקטלוג, הספקים והלקוחות יכול לקבל החלטות תוכן במהירות בלי להעביר כל פרט לאדם חיצוני.
תיאום עם צוותים נוספים
כאשר האתר קשור באופן הדוק למחלקות שיווק, מכירות, מלאי ושירות לקוחות, עובד פנימי יכול להשתתף בתהליכי העבודה היומיומיים.
עבודה בהיקף גדול
אם קיימת כמות משמעותית של משימות קבועות, כדאי לבדוק את העלות הכוללת של משרה פנימית מול החלופות.
מה חשוב להביא בחשבון?
עובד אחד לא בהכרח מתמחה בכל תחומי האתר.
מנהל תוכן מצוין אינו בהכרח מפתח WordPress, מומחה SEO, איש אבטחת מידע ומומחה שרתים.
לכן גם עסק עם עובד פנימי עשוי להזדקק לספק מקצועי עבור משימות מסוימות.
מתי ניהול אתר במיקור חוץ מתאים יותר?
מיקור חוץ יכול להתאים לעסקים שצריכים שירות מקצועי, אך אינם זקוקים למשרה מלאה.
כמות משימות משתנה
יש חודשים שבהם צריך לבצע שינויים רבים, וחודשים שבהם האתר כמעט אינו משתנה.
מודל שירות גמיש יכול להתאים למצב כזה, בהתאם לתנאי ההתקשרות.
צורך בידע טכני
עדכוני WordPress, טיפול בתקלות, שינוי תבניות ופיתוח תוספים דורשים מיומנויות שונות.
ספק שמתמחה בתחומים המתאימים עשוי לתת מענה יעיל יותר מהכשרת עובד שאינו עוסק בהם באופן קבוע.
פרויקטים נקודתיים
אם צריך לשדרג אתר, לשנות את עמוד התשלום או לבצע ייבוא מוצרים גדול, לא תמיד מוצדק להעסיק עובד קבוע לשם כך.
מה חשוב לבדוק?
יש להגדיר מראש זמני תגובה, היקף משימות, ערוצי תקשורת ואחריות לתקלות.
מיקור חוץ אינו מבטיח זמינות מיידית או תמיכה בכל שעה. התנאים צריכים להופיע בהסכם השירות.
כמה באמת עולה כל אפשרות?
השוואת העלויות צריכה להתייחס לסך ההוצאה, ולא רק לסכום החודשי שמופיע בהצעה.
בהעסקת עובד יש לבחון את השכר, עלויות המעסיק, ציוד, הכשרה, חופשות והיקף המשרה.
במיקור חוץ יש לבחון את מחיר החבילה, מספר המשימות או השעות, עלויות חריגות והוצאות על שירותים חיצוניים.
דוגמה להשוואת עלות חודשית
| רכיב | עובד פנימי | מיקור חוץ |
|---|---|---|
| תשלום בסיסי | שכר ועלויות מעסיק | מחיר המסלול החודשי |
| משימות תוכן | במסגרת תפקידו | לפי תכולת החבילה |
| תיקוני קוד | לפי כישורי העובד | בהתאם להסכם |
| רישיונות ואחסון | הוצאה נוספת לפי הצורך | כלולים או בנפרד |
| עבודה חריגה | שעות עבודה או מומחה נוסף | הצעת מחיר נוספת |
| גיבוי בעת היעדרות | תלוי בצוות | תלוי בהסדר מול הספק |
כדאי להשוות את העלות הצפויה לאורך שנה, ולא רק בחודש הראשון.
מה עושים כאשר האתר נופל?
זאת שאלה שחשוב לברר לפני בחירת מודל השירות.
אם האתר מפסיק לפעול, צריך לדעת מי מקבל את ההתראה, מי מוסמך לטפל בשרת ולמי פונים כאשר הגורם האחראי אינו זמין.
במודל של עובד פנימי
צריך לבדוק האם העובד מחזיק גם בידע הטכני הדרוש, ומהו הסידור במקרה של חופשה, מחלה או תקלה מחוץ לשעות העבודה.
במודל של מיקור חוץ
צריך להגדיר האם תמיכה דחופה כלולה בחבילה, באילו שעות היא זמינה ומה קורה מחוץ לשעות השירות.
במודל משולב
אפשר להגדיר שהעובד הפנימי אחראי לעדכוני תוכן ולפעילות השוטפת, ואילו הספק החיצוני אחראי לתקלות טכניות בהתאם להסכם.
למידע על תיקון תקלות דחוף באתר
המודל המשולב – עובד פנימי וספק חיצוני
לעסקים רבים כדאי לשקול חלוקת אחריות במקום לבחור אפשרות אחת בלבד.
לדוגמה:
- איש שיווק פנימי אחראי לתוכן, למוצרים ולמבצעים.
- ספק חיצוני אחראי לתחזוקה טכנית, עדכונים וגיבויים.
- פיתוחים חדשים מתומחרים כפרויקטים נפרדים.
- בעל העסק או מנהל הפעילות מאשר שינויים משמעותיים.
במודל כזה כל גורם מטפל בתחומים שבהם הוא יכול לתרום בצורה המתאימה ביותר.
חשוב שהגבולות בין התפקידים יהיו ברורים, כדי שלא תיווצר משימה שכל צד חושב שהצד השני אחראי לה.
איך בוחרים ספק לניהול אתר במיקור חוץ?
לפני חתימה על הסכם, אני ממליץ לבדוק כמה נושאים.
איזה סוג משימות כלול?
יש הבדל בין שירות שמכסה רק עדכוני מערכת וגיבויים לבין שירות שמכסה גם עיצוב, תוכן, העלאת מוצרים ופיתוח.
איך שולחים בקשות?
מומלץ לקבוע ערוץ עבודה מסודר עם כתובת עמוד, תיאור משימה וחומרים מתאימים.
מי מחזיק בגישות?
הדומיין, חשבונות האחסון והמערכות העסקיות צריכים להיות מנוהלים בצורה שמאפשרת לעסק לשמור על רציפות תפעולית.
איך נמדדת העבודה?
אפשר לעקוב אחר משימות שהתקבלו, בוצעו וממתינות לביצוע.
לא כל משימה דורשת דוח מורכב, אבל חשוב לדעת מהו סטטוס הבקשות.
מה קורה כשמסיימים את ההתקשרות?
כדאי להסדיר את העברת הגישות, התיעוד, הרישיונות והמידע שנחוץ להמשך ניהול האתר.
איך אני מציע לנהל את האתר שלכם?
ב-ZRIHAN אני מציע שירותי ניהול ותחזוקה בהתאם לסוג האתר ולהיקף המשימות.
אפשר להתחיל בבדיקה של האתר הקיים, להגדיר אילו פעולות חוזרות מדי חודש ולהפריד בינן לבין פיתוחים מיוחדים.
אם יש לכם עובד שמנהל תוכן, אפשר לבחון חלוקת אחריות שבה אני מטפל במשימות הטכניות.
אם אין אדם פנימי שמטפל באתר, אפשר לבחון מסלול ניהול רחב יותר.
המחיר החודשי, מספר המשימות או השעות הכלולות וזמני התגובה מפורטים בהצעת המחיר הכתובה שמותאמת לכל אתר.
שאלות נפוצות
האם מיקור חוץ מתאים גם לעסק קטן?
כן, במיוחד כאשר כמות המשימות אינה מצדיקה משרה מלאה. כדאי לבחור מסלול שתואם את תדירות העבודה.
האם עובד פנימי יכול לנהל אתר בלי ידע בפיתוח?
הוא יכול לבצע משימות שמתאימות להכשרתו, למשל עדכון תוכן ומוצרים. עבור תחזוקה טכנית או פיתוח עשוי להידרש איש מקצוע נוסף.
האם ספק חיצוני יכול לעבוד יחד עם מנהל האתר שלנו?
כן. אפשר לחלק תחומי אחריות בין עובד פנימי לספק חיצוני ולהגדיר תהליך מסודר להעברת משימות.
האם מיקור חוץ תמיד זול יותר מהעסקת עובד?
לא. העלות תלויה בהיקף העבודה, בתכולת השירות ובעלויות נוספות. בעסק עם צורך קבוע בהיקף גדול, עובד פנימי עשוי להיות פתרון מתאים יותר.
האם חבילת ניהול כוללת גם טיפול בפריצות לאתר?
לא בהכרח. יש להגדיר בהסכם האם כלולים שירותי אבטחה מונעת, תיקוני תקלות וטיפול באירוע פריצה.
איך יודעים אם כדאי לעבור למיקור חוץ?
אפשר לרשום את המשימות שבוצעו במהלך כמה חודשים ולבחון את כמות השעות, המיומנויות הדרושות ועלות הטיפול.